از حسابداری تا ERP؛ چگونه مایاتگ با نرم‌افزارهای فروشگاهی یکپارچه می‌شود؟

وقتی برچسب الکترونیکی، بخشی از سیستم اطلاعاتی فروشگاه می‌شود.

تصور کنید در یک فروشگاه بزرگ، قیمت، موجودی، تخفیف و اطلاعات هزاران کالا در نرم‌افزارهای مختلف سازمان ثبت و مدیریت می‌شود.

قیمت کالا ممکن است در نرم‌افزار فروش تغییر کند، موجودی در سیستم انبار به‌روزرسانی شود، اطلاعات مالی در نرم‌افزار حسابداری ثبت شود و اطلاعات جامع‌تر کالا در یک سیستم ERP نگهداری شود. در کنار همه این سیستم‌ها، فروشگاه از صندوق‌های فروشگاهی، فروشگاه اینترنتی، نرم‌افزارهای مدیریت مشتری، سیستم‌های باشگاه مشتریان یا حتی نرم‌افزارهای اختصاصی خود نیز استفاده کند.

اما یک نقطه دیگر هم وجود دارد که باید این اطلاعات را دریافت کند: قفسه فروشگاه.

قیمت و اطلاعاتی که مشتری روی قفسه می‌بیند، باید با اطلاعات واقعی کسب‌وکار هماهنگ باشد.

در مدل سنتی، این ارتباط معمولاً وجود ندارد. نرم‌افزار فروشگاه یک عدد را نمایش می‌دهد، سیستم انبار اطلاعات دیگری دارد و روی قفسه ممکن است هنوز برچسبی نصب شده باشد که مربوط به چند ساعت یا حتی چند روز قبل است.

اینجاست که برچسب الکترونیکی مایاتگ (Maiatag ESL) تنها یک نمایشگر قیمت نیست.

مایاتگ می‌تواند به‌عنوان یک لایه ارتباطی میان نرم‌افزارهای سازمان و تجهیزات دیجیتال فروشگاه عمل کند؛ به این معنا که اطلاعات از سیستم‌های موجود دریافت شده، پردازش و مدیریت شود و در نهایت اطلاعات موردنیاز روی برچسب الکترونیکی مربوط به هر کالا نمایش داده شود.

به زبان ساده:

برچسب الکترونیکی ← زیرساخت ارتباطی ← مایاتگ ← نرم‌افزارهای سازمانی

اما این زنجیره می‌تواند بسیار گسترده‌تر باشد:

نمایش اطلاعات روی قفسه ← مدیریت کالا و تگ ← سامانه مایاتگ ← ERP / حسابداری / فروش / انبار / صندوق / فروشگاه آنلاین / نرم‌افزار اختصاصی

این معماری، مایاتگ را از یک محصول سخت‌افزاری صرف فراتر می‌برد و آن را به بخشی از زیرساخت دیجیتال فروشگاه تبدیل می‌کند.

یکپارچه‌سازی نرم‌افزاری مایاتگ دقیقاً یعنی چه؟

وقتی درباره یکپارچه‌سازی صحبت می‌کنیم، منظور صرفاً انتقال یک قیمت از یک نرم‌افزار به نرم‌افزار دیگر نیست.

یکپارچه‌سازی یعنی سیستم‌های مختلف بتوانند اطلاعات موردنیاز خود را بدون ورود مجدد و غیرضروری اطلاعات، در اختیار یکدیگر قرار دهند.

برای مثال، فرض کنید در سیستم اصلی فروشگاه مشخصات یک محصول به شکل زیر ثبت شده است:

• کد کالا
• SKU
• بارکد
• نام کالا
• قیمت
• قیمت قبلی
• درصد تخفیف
• موجودی
• برند
• دسته‌بندی
• تصویر محصول
• اطلاعات تبلیغاتی

مایاتگ می‌تواند بر اساس نیاز پروژه، بخشی از این اطلاعات یا تمام اطلاعات موردنیاز برای نمایش را دریافت کند.

سپس سیستم باید تشخیص دهد که این اطلاعات مربوط به کدام محصول و کدام برچسب الکترونیکی است.

در نتیجه، کاربر لازم نیست قیمت را یک بار در نرم‌افزار فروش وارد کند، بار دیگر در نرم‌افزار دیگری ثبت کند و در نهایت برای تغییر برچسب نیز عملیات دستی انجام دهد.

هدف یکپارچه‌سازی این است:

اطلاعات یک بار در منبع اصلی ثبت شود و در سیستم‌های مرتبط، از جمله مایاتگ، مورد استفاده قرار گیرد.

مایاتگ به یک نرم‌افزار خاص وابسته نیست

یکی از نکات مهم در پروژه‌های واقعی فروشگاهی این است که هیچ دو کسب‌وکاری الزاماً زیرساخت نرم‌افزاری یکسانی ندارند.

یک فروشگاه ممکن است از یک نرم‌افزار حسابداری داخلی استفاده کند.

فروشگاه دیگری ممکن است ERP داشته باشد.

یک فروشگاه زنجیره‌ای ممکن است نرم‌افزار اختصاصی خود را توسعه داده باشد.

مجموعه‌ای دیگر ممکن است اطلاعات محصولات را در چند سیستم مجزا نگهداری کند.

حتی ممکن است یک کسب‌وکار کوچک هنوز بخش زیادی از اطلاعات خود را در Excel مدیریت کند.

بنابراین یک راهکار ESL اگر تنها با یک نرم‌افزار مشخص کار کند، در پروژه‌های واقعی محدود خواهد شد.

معماری مایاتگ با این نگاه طراحی شده است که منبع اطلاعاتی می‌تواند متفاوت باشد.

بنابراین بسته به امکانات سیستم مبدأ و نیاز پروژه، امکان طراحی مسیرهای مختلف برای دریافت اطلاعات وجود دارد؛ از فایل Excel و فایل‌های ساختاریافته گرفته تا API، وب‌سرویس و اتصال‌های نرم‌افزاری سفارشی.

به همین دلیل، مایاتگ را نباید صرفاً یک سیستم متصل به یک نرم‌افزار مشخص دانست؛ بلکه باید آن را یک پلتفرم قابل یکپارچه‌سازی در نظر گرفت.

مایاتگ با چه سیستم‌هایی می‌تواند یکپارچه شود؟

دامنه یکپارچه‌سازی مایاتگ به یک نوع نرم‌افزار محدود نمی‌شود.

بسته به معماری و امکانات سیستم مبدأ، می‌توان فرآیندهای مختلفی را برای ارتباط با مایاتگ طراحی کرد.

۱. نرم‌افزارهای حسابداری

سیستم حسابداری یکی از منابع مهم اطلاعاتی در بسیاری از کسب‌وکارهاست.

اگر قیمت یا برخی اطلاعات کالا در نرم‌افزار حسابداری نگهداری شود، می‌توان متناسب با امکانات آن سیستم، اطلاعات موردنیاز را به مایاتگ منتقل کرد.

برای مثال:

برچسب الکترونیکی ← مایاتگ ← اطلاعات کالا و قیمت ← نرم‌افزار حسابداری

در این مدل، مایاتگ لزوماً جایگزین نرم‌افزار حسابداری نمی‌شود.

برعکس، نرم‌افزار حسابداری همچنان سیستم اصلی کسب‌وکار باقی می‌ماند و مایاتگ اطلاعات موردنیاز خود را از آن دریافت می‌کند.

این تفکیک بسیار مهم است.

مایاتگ قرار نیست همه سیستم‌های سازمان را جایگزین کند؛ هدف آن این است که بتواند با زیرساخت موجود کسب‌وکار همزیستی و یکپارچه‌سازی داشته باشد.

۲. نرم‌افزارهای فروش

در بسیاری از فروشگاه‌ها، قیمت نهایی کالا و اطلاعات فروش در سیستم فروش مدیریت می‌شود.

فرض کنید قیمت یک کالا از:

۱۸۵,۰۰۰ تومان

به:

۱۹۹,۰۰۰ تومان

تغییر می‌کند.

اگر نرم‌افزار فروش منبع اصلی قیمت باشد، می‌توان این تغییر را به مایاتگ منتقل کرد.

در نتیجه:

تغییر قیمت در سیستم فروش → انتقال اطلاعات → شناسایی کالای مرتبط → به‌روزرسانی تگ

دیگر لازم نیست کاربر برای تغییر قیمت، همان اطلاعات را مجدداً در سیستم دیگری وارد کند.

این موضوع در فروشگاه‌هایی که روزانه تعداد زیادی تغییر قیمت دارند، اهمیت بسیار بیشتری پیدا می‌کند.

۳. سیستم‌های صندوق فروشگاهی یا POS

صندوق فروشگاهی یکی از مهم‌ترین نقاط ارتباط با قیمت واقعی کالا است.

در بسیاری از کسب‌وکارها، قیمت قابل فروش کالا در سیستم POS مدیریت می‌شود.

اگر قیمت روی قفسه با قیمت موجود در سیستم صندوق اختلاف داشته باشد، مشتری ممکن است هنگام پرداخت با مبلغ متفاوتی مواجه شود.

این اختلاف نه‌تنها باعث نارضایتی مشتری می‌شود، بلکه می‌تواند باعث ایجاد عملیات اصلاحی برای کارکنان فروشگاه نیز شود.

با یکپارچه‌سازی صحیح، می‌توان جریان اطلاعات را به شکل زیر طراحی کرد:

سیستم فروش / POS → مایاتگ → ESL

در این ساختار، مایاتگ اطلاعات موردنیاز برای نمایش روی قفسه را از منبع تعریف‌شده دریافت می‌کند.

در نتیجه، قفسه نیز بخشی از زنجیره اطلاعات فروشگاه می‌شود.

۴. نرم‌افزارهای مدیریت انبار

انبار تنها محل نگهداری کالا نیست؛ اطلاعات موجودی، کد کالا، SKU، وضعیت کالا و سایر داده‌های مرتبط با محصول نیز ممکن است در سیستم انبار ثبت شوند.

در یکپارچه‌سازی با سیستم انبار، می‌توان اطلاعات موردنیاز مایاتگ را از سیستم مدیریت موجودی دریافت کرد.

برای مثال، یک فروشگاه ممکن است بخواهد در کنار قیمت، وضعیت موجودی یا پیام‌هایی مانند:

موجود در انبار

یا

موجودی محدود

را در قالب طراحی‌شده روی نمایشگر نمایش دهد.

در چنین سناریویی، اطلاعات موردنیاز می‌تواند از سیستم انبار دریافت و برای نمایش در مایاتگ استفاده شود.

این قابلیت نشان می‌دهد که کاربرد ESL تنها به «قیمت» محدود نیست.

۵. سیستم‌های ERP

در سازمان‌های بزرگ‌تر، اطلاعات کالا ممکن است در یک سیستم ERP متمرکز باشد.

ERP می‌تواند اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان را در یک ساختار یکپارچه مدیریت کند؛ از اطلاعات کالا و خرید گرفته تا فروش، موجودی و سایر فرآیندهای سازمانی.

در این شرایط، مایاتگ می‌تواند به‌عنوان یکی از مصرف‌کنندگان اطلاعات ERP عمل کند.

برای مثال:

ERP → اطلاعات محصول → مایاتگ → برچسب الکترونیکی

یا:

ERP → قیمت + مشخصات کالا + وضعیت → مایاتگ → نمایشگر قفسه

مزیت این مدل این است که مایاتگ لازم نیست سیستم اصلی سازمان باشد.

ERP همچنان منبع اصلی اطلاعات باقی می‌ماند و مایاتگ اطلاعات موردنیاز برای اجرای فرآیندهای دیجیتال قفسه را دریافت می‌کند.

این معماری برای سازمان‌هایی که نمی‌خواهند نرم‌افزارهای اصلی خود را تغییر دهند، اهمیت زیادی دارد.

۶. نرم‌افزارهای فروشگاه اینترنتی

امروزه بسیاری از فروشگاه‌ها به‌صورت همزمان فروش حضوری و آنلاین دارند.

در چنین کسب‌وکارهایی ممکن است اطلاعات محصول در فروشگاه اینترنتی نیز نگهداری شود.

برای مثال:

• نام محصول
• قیمت
• قیمت قبلی
• درصد تخفیف
• تصویر
• SKU
• وضعیت موجودی
• توضیحات محصول

بسته به معماری پروژه، بخشی از این اطلاعات می‌تواند در فرآیند یکپارچه‌سازی مورد استفاده قرار گیرد.

در این حالت، یک تغییر اطلاعات می‌تواند به‌صورت زنجیره‌ای در چند کانال مورد استفاده قرار گیرد.

برای مثال:

سیستم اصلی محصول → فروشگاه اینترنتی + مایاتگ

در نتیجه، فروشگاه می‌تواند میان اطلاعات دیجیتال و اطلاعات روی قفسه هماهنگی بیشتری ایجاد کند.

۷. نرم‌افزارهای CRM و باشگاه مشتریان

ممکن است در برخی پروژه‌ها اطلاعات مرتبط با مشتری، کمپین یا پیشنهادهای فروش از سیستم CRM یا باشگاه مشتریان دریافت شود.

البته همه اطلاعات CRM الزاماً برای نمایش روی تگ مناسب نیستند؛ اما در سناریوهای خاص، می‌توان اطلاعات کمپین یا محتوای تبلیغاتی مرتبط را به مایاتگ منتقل کرد.

برای مثال:

کمپین فروش → اطلاعات محصولات مشمول تخفیف → مایاتگ → نمایش پیام تبلیغاتی روی قفسه

در این حالت، ESL از یک قیمت‌نما به بخشی از سیستم ارتباطی فروشگاه با مشتری تبدیل می‌شود.

۸. نرم‌افزارهای اختصاصی سازمان‌ها

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های یک پلتفرم قابل یکپارچه‌سازی این است که محدود به نرم‌افزارهای تجاری شناخته‌شده نباشد.

بسیاری از سازمان‌های بزرگ نرم‌افزارهای اختصاصی خود را دارند.

ممکن است یک مجموعه نرم‌افزار داخلی داشته باشد که توسط تیم فناوری اطلاعات همان سازمان توسعه داده شده است.

در این شرایط، الزاماً نمی‌توان انتظار داشت یک API استاندارد آماده وجود داشته باشد.

مایاتگ می‌تواند بر اساس ساختار سیستم موجود و امکاناتی که سازمان در اختیار قرار می‌دهد، مسیر ارتباطی متناسب با پروژه طراحی کند.

بنابراین موضوع فقط این نیست که:

«آیا نرم‌افزار شما در فهرست نرم‌افزارهای پشتیبانی‌شده مایاتگ قرار دارد؟»

سؤال مهم‌تر این است:

«سیستم شما چه روشی برای تبادل اطلاعات در اختیار دارد؟»

اگر سیستم بتواند اطلاعات را از طریق API، وب‌سرویس، فایل یا سایر روش‌های قابل دسترس در اختیار قرار دهد، می‌توان فرآیند یکپارچه‌سازی را متناسب با همان معماری طراحی کرد.

Excel؛ ساده‌ترین نقطه شروع یکپارچه‌سازی

از Excel تا API؛ مسیر بلوغ دیجیتال فروشگاه

یکی از رویکردهای مهم مایاتگ این است که کسب‌وکار را مجبور نکند از همان روز اول به یک معماری پیچیده مهاجرت کند.

یک مسیر منطقی و تدریجی می‌تواند به این شکل باشد:

مرحله اول: شروع با Excel

ESL ← مایاتگ ← Excel

مرحله دوم: تبادل فایل

ESL ← مایاتگ ← فایل خروجی ← سیستم فروشگاه

مرحله سوم: اتصال از طریق API یا Web Service

ESL ← مایاتگ ← API ← سیستم فروشگاه

مرحله چهارم: یکپارچه‌سازی عمیق‌تر

ESL ← مایاتگ ← لایه یکپارچه‌سازی ← ERP / POS / Accounting / Inventory

مرحله پنجم: مدیریت متمرکز شعب

ESLهای هر شعبه ← شعب ← مایاتگ مرکزی ← سیستم مرکزی

بنابراین، مایاتگ می‌تواند متناسب با سطح بلوغ دیجیتال کسب‌وکار توسعه پیدا کند؛ به‌گونه‌ای که کسب‌وکار بتواند از یک نقطه ساده و کم‌هزینه شروع کند و در ادامه، بدون نیاز به تغییر اساسی در زیرساخت، به سمت یکپارچه‌سازی کامل و مدیریت متمرکز حرکت کند.

چرا جلوگیری از ورود دوباره اطلاعات اهمیت دارد؟

ورود دوباره اطلاعات یکی از منابع مهم خطای انسانی در فرآیندهای فروشگاهی است.

فرض کنید قیمت یک محصول باید در سه محل وارد شود:

1. نرم‌افزار فروش
2. سیستم مدیریت برچسب
3. برچسب قفسه

هر بار که انسان اطلاعات را دوباره وارد می‌کند، یک نقطه جدید برای خطا ایجاد می‌شود.

ممکن است قیمت اصلی:

۲۴۹,۰۰۰ تومان

باشد، اما در سیستم دیگر:

۲۴۵,۰۰۰ تومان

ثبت شود.

یا قیمت روی قفسه همچنان:

۲۲۹,۰۰۰ تومان

نمایش داده شود.

در چنین شرایطی، مسئله فقط یک اشتباه تایپی نیست؛ بلکه مشکل اصلی نبود یک جریان یکپارچه اطلاعاتی است.

یکپارچه‌سازی مایاتگ با سیستم‌های موجود می‌تواند تعداد این ورودهای تکراری را کاهش دهد و فرآیند انتقال اطلاعات را ساختاریافته‌تر کند.

یک محصول؛ یک شناسه؛ یک ارتباط مشخص با تگ

در یک سیستم ESL، تنها دریافت قیمت کافی نیست.

سیستم باید بداند این قیمت متعلق به کدام محصول و کدام برچسب است.

به همین دلیل، شناسه‌هایی مانند:

• کد کالا
• SKU
• بارکد
• شناسه محصول
• شناسه تگ

اهمیت پیدا می‌کنند.

برای مثال:

SKU محصول → تگ اختصاص‌یافته به محصول

تگ اختصاص‌یافته به محصول ← SKU محصول

وقتی قیمت محصول تغییر می‌کند، سامانه باید بتواند بر اساس شناسه‌های تعریف‌شده، تگ مرتبط را شناسایی کند.

این موضوع در فروشگاه‌های بزرگ اهمیت بیشتری پیدا می‌کند؛ زیرا ممکن است هزاران یا میلیون‌ها رکورد محصول و تعداد بسیار زیادی برچسب در سیستم وجود داشته باشد.

مایاتگ فقط قیمت را منتقل نمی‌کند

یکی از برداشت‌های رایج درباره ESL این است که سیستم تنها یک عدد را از نرم‌افزار دریافت می‌کند و روی تگ نمایش می‌دهد.

در حالی که یک برچسب الکترونیکی می‌تواند اطلاعات بیشتری را نمایش دهد.

بسته به مدل تگ و قالب طراحی، اطلاعاتی مانند:

• نام محصول
• قیمت فعلی
• قیمت قبلی
• درصد تخفیف
• بارکد
• QR Code
• تصویر
• پیام تبلیغاتی
• اطلاعات محصول
• نشانگرهای مختلف

می‌توانند در طراحی نمایش داده شوند.

در نتیجه، داده‌ای که از سیستم سازمانی وارد مایاتگ می‌شود، می‌تواند تنها «قیمت» نباشد.

مایاتگ می‌تواند اطلاعات ساختاریافته محصول را دریافت کرده و بر اساس قالب موردنظر، آن را به محتوای قابل نمایش روی تگ تبدیل کند.